Definities Algemene Voorwaarden
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Cliënt: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die een beroep doet op de Diensten van de Dienstverlener.
Cliënt Consument; een Cliënt die handelt voor doeleinden die buiten zijn handels, bedrijfs, ambachts of beroepsactiviteit vallen.
Cliënt Ondernemer: een Cliënt die handelt in het kader van zijn commerciële, industriële, ambachtelijke of professionele activiteit.
Dienstverlener: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die onder de naam Groeistof de Diensten aanbiedt en uitvoert.
Diensten: alle door de Dienstverlener aangeboden of uitgevoerde prestaties in het kader van Groeistof, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: individuele psychotherapie en coaching voor kinderen, jongeren en volwassenen, traumatherapie en traumaverwerking, begeleiding rond autisme en bredere neurodiversiteit, gezins- en ouderbegeleiding, begeleiding bij opvoedingsvragen en terugkerende spanningen, relatietherapie al dan niet met co therapie, loopbaanbegeleiding en loopbaancoaching, time out trajecten in een meerdaagse formule op locatie en in een online formule in eigen tempo, alsook aanverwante persoonlijke coaching en nazorg, en het aanbod buiten één op één zoals online leertrajecten, workshops en opleidingen, ongeacht of deze Diensten fysiek, online of hybride worden aangeboden.
Sessie: elk vooraf ingepland tijdslot van één uur waarin de Dienstverlener Diensten uitvoert, ongeacht of dit individueel, met meerdere personen zoals koppel of gezin, of in groep gebeurt, en ongeacht of dit fysiek of online plaatsvindt.
Sessiereeks: een vooraf geboekte bundel van meerdere Sessies die als geheel wordt ingepland of aangeboden, al dan niet met een vooraf afgesproken opbouw of frequentie.
Online traject: een traject waarbij de Diensten geheel of gedeeltelijk online worden aangeboden, al dan niet in eigen tempo, en dat kan worden aangevuld met één of meerdere Sessies.
Time out traject: een intensief traject als reset, georganiseerd in een meerdaagse formule op locatie of in een online variant, eventueel aangevuld met persoonlijke coaching en nazorg, waarbij er gereserveerde capaciteit en vooraf afgesproken timing kan gelden.
Workshop of opleiding: een aanbod buiten één op één dat op vaste data en tijdstippen of volgens een vooraf meegedeelde planning wordt georganiseerd, met deelname van één of meerdere deelnemers.
Derde: elke persoon of organisatie die door de Dienstverlener wordt ingeschakeld of waarmee wordt samengewerkt voor de organisatie of uitvoering van een onderdeel van de Diensten, zoals een co therapeut, een externe locatie of een organisator.
Redelijke termijn: een termijn die billijk is gelet op de aard van de Diensten, de concrete omstandigheden en het doel van de afspraak of de betrokken verplichting.
Toepassingsgebied
Algemeen toepassingsgebied
Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke overeenkomst, afspraak, factuur en elke andere vorm van samenwerking tussen de Dienstverlener en de Cliënt, ongeacht of het gaat om een eenmalige Sessie, een Sessiereeks, een traject, een time-out traject, een workshop, een opleiding of terugkerende begeleiding.
Voor de Cliënt-Consument – AV beschikbaar stellen
Voor Cliënten die als Consument handelen, stelt de Dienstverlener deze Algemene Voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst op een duidelijke en blijvende wijze ter beschikking. Dit gebeurt conform artikel 5.23 BW, zodat de Cliënt-Consument de Algemene Voorwaarden vooraf kan raadplegen, opslaan en reproduceren, en zodat de Cliënt-Consument met kennis van zaken kan beslissen om de overeenkomst aan te gaan.
Cliënt-Ondernemer en afwijkende voorwaarden
Voor Cliënten die als Ondernemer handelen, gelden deze Algemene Voorwaarden zodra zij aan de Cliënt-Ondernemer zijn meegedeeld. Bij gebrek aan schriftelijk protest vóór de aanvang van de Diensten, of zodra de Diensten effectief starten, worden deze Algemene Voorwaarden als uitdrukkelijk aanvaard beschouwd. Afwijkende of aanvullende voorwaarden van de Cliënt-Ondernemer zijn enkel van toepassing als zij vooraf schriftelijk aan de Dienstverlener worden bezorgd én door de Dienstverlener vooraf schriftelijk worden aanvaard. In dat geval gelden de aanvaarde afwijkingen uitsluitend voor de concrete overeenkomst waarvoor zij schriftelijk zijn bevestigd.
Precontractuele informatie
Informatie vóór de start van de Diensten
Vóór de start van de eerste Sessie, de eerste fase van een traject of de deelname aan een time-out traject informeert de Dienstverlener de Cliënt op duidelijke wijze over het toepasselijke tarief, de voorziene vorm van de Dienst en de praktische afspraken. De vorm kan individueel, met meerdere personen zoals gezin of relatie, of in groep zijn, en kan fysiek, online of hybride plaatsvinden. Indien er bijkomende kosten of bijzondere modaliteiten gelden, deelt de Dienstverlener die vooraf mee. Deze informatie wordt mondeling meegedeeld en, wanneer passend, bevestigd via digitale communicatie.
Instemming met tarief en werkwijze
De Cliënt aanvaardt het tarief en de werkwijze door de Sessie, het trajectonderdeel of de deelname effectief te laten starten, door aanwezig te zijn op de afspraak, of door de reservatie definitief te maken overeenkomstig de afgesproken bevestigings en betalingsmodaliteiten.
Informatieplicht van de Cliënt
De Cliënt bezorgt tijdig alle relevante informatie die redelijkerwijze nodig is om de Diensten correct te kunnen organiseren en uitvoeren. Dit omvat onder meer de verwachtingen en doelstellingen van de begeleiding, relevante context die de begeleiding kan beïnvloeden, en praktische randvoorwaarden zoals beschikbaarheden, locatie, bereikbaarheid en de gekozen vorm van de Dienst. Wanneer de Dienstverlener een screening voorziet, werkt de Cliënt hieraan mee en bezorgt de Cliënt de informatie die voor die beoordeling nodig is.
Afspraak boeken, bevestiging en herroepingsrecht
Afspraak boeken en aanvraag
De Cliënt vraagt de Diensten aan via het online boekingssysteem en of via e-mail of telefoon. Elke aanvraag geldt als een verzoek tot reservatie en houdt op zichzelf nog geen definitieve bevestiging in.
Screening en aanvaarding
De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om vóór de start van de Diensten een screening te doen. Op basis van die screening beslist de Dienstverlener of de aanvraag wordt aanvaard. De Dienstverlener kan een aanvraag weigeren of een alternatief voorstellen wanneer de Dienstverlener oordeelt dat de gevraagde Dienst niet passend is.
Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst komt pas tot stand wanneer de Dienstverlener de aanvraag uitdrukkelijk bevestigt na eventuele screening én wanneer de reservatie definitief wordt gemaakt overeenkomstig de overeengekomen betalingsmodaliteiten. Een reservatie is definitief wanneer het gevraagde voorschot effectief is betaald of wanneer de volledige prijs is betaald, afhankelijk van wat voor de betrokken Dienst wordt gevraagd.
Prijsafspraken en communicatie
De Dienstverlener werkt niet met formele of schriftelijke offertes. Tarieven en praktische afspraken worden vooraf meegedeeld via het online boekingssysteem en of via digitale communicatie, e-mail of telefoon. De Cliënt aanvaardt het toepasselijke tarief en de werkwijze door de reservatie definitief te maken en door de uitvoering van de Diensten te laten starten op het afgesproken moment.
Voorschotten en betaling bij time-out trajecten
Voor time-out trajecten betaalt de Cliënt een voorschot van vijftig procent binnen zeven kalenderdagen na de bevestiging door de Dienstverlener. Het resterende saldo is uiterlijk één maand vóór de aanvang van het time-out traject betaalbaar. Bij niet tijdige betaling kan de Dienstverlener de reservatie opschorten of als niet bevestigd beschouwen, waardoor de ingeplande capaciteit kan worden vrijgegeven.
Herroepingsrecht enkel van toepassing bij niet gedateerde zaken
Herroepingsrecht bij overeenkomsten op afstand voor Cliënt-Consument
Wanneer de overeenkomst met een Cliënt die als Consument handelt op afstand wordt gesloten, beschikt de Cliënt over een herroepingsrecht van veertien kalenderdagen overeenkomstig artikel VI.47 e.v. WER. De Cliënt-Consument erkent dat afspraken voor Diensten steeds plaatsvinden op door de Cliënt-Consument gekozen en vooraf vastgelegde tijdstippen. Wanneer de Cliënt uitdrukkelijk verzoekt om de uitvoering van de Diensten te laten starten vóór het einde van de herroepingstermijn, erkent de Cliënt-Consument dat het herroepingsrecht vervalt zodra de Diensten volledig zijn uitgevoerd, overeenkomstig artikel VI.53, 1° WER.
Uitzonderingen bij gepersonaliseerde of vastgelegde prestaties
Voor zover de Diensten worden afgestemd op de specifieke hulpvraag van de Cliënt en of worden uitgevoerd op een door de Cliënt gekozen en vastgelegde uitvoeringsdatum, kan het herroepingsrecht worden uitgesloten overeenkomstig artikel VI.53, 3° en 13°WER, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan en de Cliënt hiervan vooraf kennisneemt bij het definitief boeken.
Tarieven en betaalwijze
Tarieven
De Dienstverlener hanteert uurtarieven die vooraf aan de Cliënt worden meegedeeld via het online boekingssysteem en of via e-mail of telefoon. Voor de Diensten gelden op dit moment de volgende tarieven per uur: 100 euro voor begeleiding van kinderen, 120 euro voor begeleiding van volwassenen, en 150 euro voor begeleiding van koppels of gezinnen.
Betaalwijze sessieafspraken
De Cliënt kan de prijs op één van de volgende manieren voldoen, tenzij uitdrukkelijk anders wordt afgesproken voor een bepaalde Dienst:
Voorschotten en afwijkende betalingsafspraken (time-out trajecten)
Wanneer voor een Dienst een voorschot of volledige voorafbetaling wordt gevraagd, geldt de reservatie pas als definitief na effectieve ontvangst van het voorschot. Voor time-out trajecten geldt dat een voorschot van vijftig procent binnen zeven kalenderdagen na bevestiging betaalbaar is en dat het saldo uiterlijk één maand vóór de start betaalbaar is.
Werkwijze, tijdstippen en tijdsduur
Werkwijze
De Dienstverlener levert de Diensten op professionele wijze en stemt de aanpak af op de hulpvraag van de Cliënt binnen de grenzen van de gekozen Dienst. De Dienstverlener kan vóór de start van de Diensten een screening doen en beslist op basis daarvan of de aanvraag wordt aanvaard en in welke vorm de Dienst passend is.
Afspraken en planning
De Cliënt boekt of vraagt een afspraak aan via het online boekingssysteem en of via e-mail of telefoon. De Diensten vinden uitsluitend plaats op vooraf afgesproken tijdstippen die door de Cliënt worden gekozen uit de beschikbare momenten en die door de Dienstverlener worden bevestigd. Een afspraak is pas definitief wanneer zij door de Dienstverlener is bevestigd en wanneer de reservatie definitief is gemaakt volgens de afgesproken betalingsmodaliteiten.
Tijdsduur en tijdslot
Elke Sessie duurt één uur. De Sessie start op het afgesproken uur en eindigt op het voorziene einduur. Het tijdslot wordt strikt gerespecteerd om de planning te bewaken en om volgende Cliënten stipt te laten starten.
Laattijdige aanvang door de Cliënt
Wanneer de Cliënt te laat is, kan de Sessie in de regel nog starten tot vijf à tien minuten na het afgesproken startuur. Die laattijdige aanvang verlengt de Sessie niet. De Sessie eindigt steeds op het voorziene einduur. De Cliënt aanvaardt dat dit nodig is om het tijdsschema aan te houden en om elke Cliënt een correcte start te geven.
Vorm en praktische uitvoering
De Diensten kunnen fysiek, online of hybride worden uitgevoerd, zoals vooraf afgesproken bij de boeking of bevestiging. Bij online uitvoering zorgt de Cliënt voor een geschikte omgeving, een stabiele verbinding en de nodige apparatuur. De gereserveerde tijd blijft het afgesproken uurblok, ook wanneer de Cliënt door omstandigheden aan zijn zijde niet tijdig kan opstarten.
Wijzigingen door de Dienstverlener
Wanneer de Dienstverlener een afspraak niet kan laten doorgaan door ziekte of onvoorziene omstandigheden, brengt de Dienstverlener de Cliënt zo snel mogelijk op de hoogte en stelt de Dienstverlener een alternatief tijdstip voor. Wanneer geen alternatief wordt vastgelegd, wordt een reeds betaald bedrag voor die afspraak terugbetaald of verrekend, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.
Projectmatige richtlijnen
Individuele begeleiding op maat
De Dienstverlener biedt individuele psychotherapie en coaching aan voor kinderen, jongeren en volwassenen, inclusief een gespecialiseerd luik rond traumaverwerking en een begeleidingsvorm rond autisme en bredere neurodiversiteit. De concrete aanpak, methodiek en inhoud van de begeleiding worden door de Dienstverlener bepaald binnen de professionele autonomie en in functie van de hulpvraag. De Diensten vinden fysiek, online of hybride plaats, telkens op afspraak. De praktische regels over boeking, bevestiging, screening, tijdstippen en tijdsduur staan in de clausule over afspraak boeken, bevestiging en herroepingsrecht en in de clausule over werkwijze, tijdstippen en tijdsduur.
Gezin, opvoeding en relatie
De Dienstverlener begeleidt gezinnen, ouders en relaties bij opvoedingsvragen, spanningen en relationele moeilijkheden. Wanneer de Dienstverlener werkt met co therapie, wordt dit vooraf met de Cliënt afgestemd en organisatorisch ingepland volgens de beschikbaarheden van de betrokken begeleiders. De afspraken over planning, start en einde van de Sessie en laattijdige aanvang blijven onverkort gelden zoals bepaald in de clausule over werkwijze, tijdstippen en tijdsduur. De afspraken over verplaatsing, verplaatsing van afspraken, annulering en no show gelden zoals bepaald in de clausule over annulering en no show.
Loopbaanbegeleiding
De Dienstverlener biedt loopbaancoaching aan voor Cliënten die richting, energie of draagkracht verliezen in werk, met aandacht voor stress, uitputting en prikkelgevoeligheid, en met een aanpak die kan aansluiten bij neurodiversiteit. De Dienstverlener bepaalt de structuur en opbouw van het traject in overleg met de Cliënt, met respect voor de afgesproken tijdsblokken en tijdstippen. De financiële afspraken, betaalwijze en facturatie volgen de clausule over tarieven, betaalwijze en schuldinvordering.
Time-out trajecten
De Dienstverlener organiseert intensieve time-out trajecten als reset, zowel in een meerdaagse formule op locatie als in een online variant die in eigen tempo wordt doorlopen, eventueel aangevuld met persoonlijke coaching en nazorg. Voor deze trajecten werkt de Dienstverlener met een vooraf vastgelegd programma en met gereserveerde capaciteit. De reservatie wordt definitief volgens de clausule over afspraak boeken, bevestiging en herroepingsrecht en de specifieke voorschotregeling voor time-out trajecten. De gevolgen van laattijdige annulering of niet opdagen volgen de clausule over annulering en no show, rekening houdend met de gereserveerde capaciteit en de concrete afspraken die voor het traject worden bevestigd.
Academy, online leertrajecten, workshops en opleidingen
De Dienstverlener biedt naast één op één begeleiding ook online leertrajecten, workshops en opleidingen aan. Wanneer een workshop of opleiding op vaste data en tijdstippen plaatsvindt, aanvaardt de Cliënt bij definitieve inschrijving de planning zoals vooraf meegedeeld. De praktische organisatie, deelnamevoorwaarden en eventuele bijkomende regels die specifiek voor een bepaalde workshop, opleiding of community initiatief gelden, worden vooraf aan de Cliënt meegedeeld en gelden aanvullend op deze algemene voorwaarden, zonder afbreuk te doen aan de kernregels over betaling en annulering zoals opgenomen in de relevante clausules.
Samenwerking met derden en locaties
De Dienstverlener kan voor bepaalde onderdelen van de Diensten samenwerken met derden, zoals een co therapeut, externe locaties of andere partners die bijdragen aan de organisatie. Wanneer een derde bijkomende organisatorische regels oplegt die relevant zijn voor de uitvoering, deelt de Dienstverlener die regels vooraf mee aan de Cliënt voor zover zij de Cliënt aanbelangen. De Dienstverlener blijft het aanspreekpunt voor de Cliënt, behoudens wanneer partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.
Minderjarigen en communicatie
Wanneer de Cliënt minderjarig is, verloopt de formele communicatie over planning, wijzigingen, betalingen en administratieve opvolging via de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. De ouder of wettelijke vertegenwoordiger zorgt voor tijdige en correcte informatie die nodig is voor de organisatie van de Diensten, inclusief het tijdig melden van praktische belemmeringen die de afspraak kunnen beïnvloeden. De afspraken over betaling, facturatie, annulering en no show blijven van toepassing zoals bepaald in de respectieve clausules.
Gedrag en communicatie tijdens de Sessies
Professionele en respectvolle houding
De Dienstverlener verwacht dat de Cliënt zich tijdens de Sessies correct, respectvol en in lijn met de professionele context van psychotherapie, coaching en begeleiding opstelt. De Cliënt vermijdt gedrag dat de begeleiding of de veiligheid, rust en waardigheid van de betrokkenen ondermijnt. Daaronder vallen onder meer storend of intimiderend gedrag, herhaaldelijk laattijdig verschijnen zonder voorafgaand bericht, het niet naleven van gemaakte afspraken, grensoverschrijdend gedrag, en het verschijnen in een toestand van intoxicatie door alcohol of andere middelen.
Veiligheid en ingrijpen tijdens de Sessie
Wanneer de Dienstverlener oordeelt dat de omstandigheden de begeleiding niet veilig of niet werkbaar maken, kan de Dienstverlener de Sessie onderbreken of beëindigen. De Dienstverlener beoordeelt dit redelijk en in functie van de concrete situatie, met bijzondere aandacht voor de therapeutische en begeleidingscontext. De Cliënt aanvaardt dat de Dienstverlener hierin de nodige grenzen stelt om de kwaliteit van de begeleiding en de veiligheid van alle betrokkenen te waarborgen.
Communicatie en praktische afspraken
De Cliënt communiceert op een respectvolle manier en houdt rekening met de professionele rol van de Dienstverlener. Praktische communicatie over afspraken, verplaatsingen en administratieve opvolging verloopt via de afgesproken kanalen, zoals het online boekingssysteem, e-mail of telefoon, conform de clausules over afspraak boeken en over werkwijze, tijdstippen en tijdsduur. Bij online Sessies zorgt de Cliënt voor een geschikte en rustige omgeving en voor de nodige technische voorwaarden, zodat de begeleiding binnen het gereserveerde tijdslot kan plaatsvinden.
Weigering of stopzetting van verdere begeleiding
De Dienstverlener kan een aanvraag weigeren of een lopende samenwerking stopzetten wanneer dit redelijkerwijze aangewezen is, bijvoorbeeld bij vertrouwensbreuk, herhaaldelijke niet naleving van afspraken, een verstoorde werkrelatie, conflicterende verwachtingen die begeleiding onmogelijk maken, of wanneer de gevraagde Diensten niet passend zijn. De Dienstverlener deelt dit op correcte wijze mee en kan, wanneer passend, een alternatief voorstellen binnen het eigen aanbod. De gevolgen voor ingeplande afspraken, betaling en eventuele aanrekening volgen de clausules over afspraak boeken en bevestiging, tarieven en betaling, en annulering en no show, voor zover die op de betrokken situatie van toepassing zijn.
Actieve deelname en inzet van de Cliënt
De Cliënt erkent dat de werking van de Diensten mee afhangt van actieve deelname en bereidheid tot samenwerking. Wanneer de Cliënt een afgesproken opdracht, reflectie of voorbereiding niet of onvoldoende heeft opgenomen, gaat de Sessie in principe door binnen het gereserveerde tijdslot. De Dienstverlener benut de Sessie dan op een manier die op dat moment haalbaar en zinvol is, zonder dat dit aanleiding geeft tot een vermindering van de duur of het tarief van de Sessie.
Annulering en afwezigheid
Melding en kanaal
De Cliënt meldt elke annulering of verzoek tot wijziging zo snel mogelijk via het online boekingssysteem en of via e mail of telefoon, zodat de Dienstverlener de planning kan beheren en een alternatief kan voorstellen indien dat haalbaar is.
Annulering binnen 72 uur voor aanvang
Wanneer de Cliënt een Sessie, een onderdeel van een Sessiereeks, een ingepland moment binnen een online traject, of een ingepland onderdeel van een time out traject annuleert binnen de 72 uur vóór het afgesproken startuur, en er wordt geen alternatief moment vastgelegd, rekent de Dienstverlener de volledige prijs van het betrokken gereserveerde onderdeel aan. De Cliënt aanvaardt dat het tijdslot of de gereserveerde capaciteit in die korte termijn doorgaans niet meer kan worden ingevuld. Reeds betaalde sessies of onderdelen zijn niet terugvorderbaar in geld en geven uitsluitend recht op het vastleggen van een nieuw moment of een vervangende sessie, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Verplaatsen in plaats van annuleren
Wanneer de Cliënt tijdig een alternatief moment aanvraagt en de Dienstverlener dat alternatief bevestigt en vastlegt, geldt dit als een verplaatsing en niet als een annulering. De Dienstverlener kan een verplaatsing weigeren wanneer er geen passend alternatief beschikbaar is of wanneer herhaalde verplaatsingen de begeleiding of de planning onder druk zetten.
No show en laattijdige aankomst
Wanneer de Cliënt niet aanwezig is op het afgesproken startuur en de Sessie of het ingeplande onderdeel daardoor niet kan doorgaan, geldt dit als no show en rekent de Dienstverlener de volledige prijs aan. Wanneer de Cliënt te laat start, blijft het afgesproken einduur gelden zoals bepaald in de clausule over werkwijze, tijdstippen en tijdsduur. De financiële gevolgen van het verloren tijdslot blijven in dat geval van toepassing.
Medische of persoonlijke overmacht
Wanneer de Cliënt door plotse medische of vergelijkbare onvoorziene omstandigheden niet kan deelnemen, meldt de Cliënt dit zo snel mogelijk aan de Dienstverlener. De Dienstverlener kan de voorlegging van een medisch attest of een gelijkwaardig bewijsstuk vragen. Indien dit organisatorisch haalbaar is, kan de Dienstverlener in redelijkheid een alternatief moment voorstellen. Dit geeft op zich geen automatische vrijstelling van kosten wanneer de annulering binnen de 72 uur vóór het afgesproken startuur valt en er geen alternatief moment wordt vastgelegd. Reeds betaalde sessies of onderdelen zijn niet terugvorderbaar in geld en geven uitsluitend recht op het vastleggen van een nieuw moment of een vervangende sessie, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Specifiek voor time out trajecten
Voor time out trajecten aanvaardt de Cliënt dat de Dienstverlener met gereserveerde capaciteit, vaste voorbereidingen en reeds gemaakte kosten werkt, zodat een annulering of afwezigheid een rechtstreeks organisatorisch en financieel effect heeft. De betalingsmomenten en eventuele voorschotten volgen de clausule over tarieven, betaalwijze en schuldinvordering. De aanrekening bij annulering of afwezigheid volgt dit artikel, tenzij voor het concrete traject vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk anders wordt overeengekomen. Bij afwezigheid of annulering mag de Dienstverlener het voorschot behouden. Reeds betaalde bedragen zijn niet terugvorderbaar in geld en geven uitsluitend recht op een nieuw moment of vervangende sessie, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Samenwerking met derden
Wanneer de Dienstverlener voor een onderdeel van de Diensten samenwerkt met een externe locatie of derde organisator en die derde organisator dwingende praktische regels oplegt die invloed hebben op annulering of aanwezigheid, deelt de Dienstverlener die regels vooraf mee voor zover zij de Cliënt aanbelangen. In dat geval gelden die specifieke regels aanvullend op dit artikel, voor zover zij vooraf aan de Cliënt zijn meegedeeld.
Externe samenwerking en inschakeling van derden
Samenwerking met derden
De Dienstverlener kan voor de organisatie of uitvoering van bepaalde Diensten samenwerken met derden, zoals een co therapeut, een externe locatie, een organisator van een workshop of opleiding, of een andere partner die een onderdeel van de Dienst mogelijk maakt. De Dienstverlener blijft in principe het aanspreekpunt voor de Cliënt voor de Diensten die onder deze algemene voorwaarden worden geleverd, tenzij partijen uitdrukkelijk en vooraf schriftelijk anders afspreken.
Organisatorische richtlijnen van derden
Wanneer een derde organisatorische richtlijnen oplegt die nodig zijn om de Dienst correct te laten verlopen, zoals vaste tijdsloten, praktische huisregels op locatie, registratie van aanwezigheid of specifieke technische vereisten bij online uitvoering, deelt de Dienstverlener deze richtlijnen vooraf mee aan de Cliënt voor zover zij de Cliënt aanbelangen. De Cliënt aanvaardt dat dergelijke richtlijnen aanvullend kunnen gelden, zonder afbreuk te doen aan de kernafspraken in deze algemene voorwaarden over boeking, tijdstippen, tijdsduur, betaling, annulering en no show.
Inhoudelijke autonomie
De Dienstverlener bewaart de professionele autonomie over de inhoudelijke aanpak van de begeleiding binnen de grenzen van de gekozen Dienst en de professionele context. Wanneer de Dienstverlener samenwerkt met een co therapeut of een partner, stemt de Dienstverlener de rolverdeling en de praktische organisatie af, zonder dat dit een garantie inhoudt over een bepaald resultaat. De Cliënt aanvaardt dat de samenwerking kan meebrengen dat bepaalde onderdelen anders worden georganiseerd, bijvoorbeeld door afstemming van agenda’s of door het volgen van locatie of platformregels.
Betaling en facturatie bij samenwerking
Wanneer een externe partner rechtstreeks aan de Cliënt factureert voor een eigen onderdeel, zoals locatiekosten of een afzonderlijke inschrijving, kan de Dienstverlener niet instaan voor de prijszetting, communicatie of betalingsafspraken van die partner. Wanneer de Dienstverlener factureert voor de eigen Diensten, blijven de clausules over tarieven, betaalwijze en schuldinvordering van toepassing. Indien de Cliënt betalingen aan derden moet verrichten om aan een traject te kunnen deelnemen, meldt de Dienstverlener dit vooraf voor zover de Dienstverlener daarvan kennis heeft.
Beperking van verantwoordelijkheid voor derden
De Dienstverlener is verantwoordelijk voor de zorgvuldige uitvoering van de eigen Diensten binnen de overeengekomen grenzen. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden die buiten de feitelijke controle van de Dienstverlener vallen, zoals interne administratie, communicatie, technische storingen bij externe platformen, of organisatorische fouten van een locatie of partner. Wanneer de Dienstverlener redelijkerwijze kan ingrijpen door te coördineren of door een alternatief voor te stellen, doet de Dienstverlener dit binnen de praktische mogelijkheden.
Stopzetting of wijziging van samenwerking
Wanneer een samenwerking met een derde structureel onwerkbaar blijkt of botst met de professionele aanpak of kwaliteitsvereisten van de Dienstverlener, kan de Dienstverlener de samenwerking aanpassen of stopzetten. De Dienstverlener brengt de Cliënt daarvan op correcte wijze op de hoogte en probeert, waar redelijk en haalbaar, een alternatief voor te stellen voor lopende afspraken. De gevolgen voor ingeplande afspraken, betaling en eventuele aanrekening volgen de clausules over afspraak boeken en bevestiging, tarieven en betaling, en annulering en no show, voor zover die op de betrokken situatie van toepassing zijn.
Onvoorziene omstandigheden en overmacht
Onvoorziene omstandigheden en overleg
Wanneer zich tijdens de uitvoering van de Diensten omstandigheden voordoen die partijen bij het sluiten van de overeenkomst redelijkerwijze niet konden voorzien en die de uitvoering voor de Dienstverlener wezenlijk verzwaren of de onderlinge balans van de afspraken ernstig verstoren, treden partijen in overleg. Partijen bekijken in dat overleg of een redelijke aanpassing van de praktische afspraken, de timing of de uitvoering mogelijk is, rekening houdend met de gewijzigde situatie.
Overmacht
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor een vertraging of niet uitvoering van verplichtingen wanneer dit het gevolg is van overmacht, met name een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis buiten de wil van de Dienstverlener die de uitvoering tijdelijk of definitief onmogelijk maakt. In dat geval brengt de Dienstverlener de Cliënt zo snel mogelijk op de hoogte en zoeken partijen, waar redelijk, naar een praktische oplossing zoals verplaatsing of een alternatief moment. Wanneer uitvoering definitief onmogelijk blijkt, vervallen de betrokken verplichtingen voor het onmogelijk geworden deel, zonder schadevergoeding, behoudens wat dwingend recht anders bepaalt.
Aansprakelijkheid en klachtenregeling
Inspanningsverbintenis en geen resultaatsgarantie
De Dienstverlener voert de Diensten uit met professionele zorg, binnen de gebruikelijke normen van psychotherapie, coaching en begeleiding. De verbintenissen van de Dienstverlener zijn een inspanningsverbintenis. De Dienstverlener ondersteunt de Cliënt zo goed mogelijk binnen de gekozen Dienst, maar garandeert geen specifiek resultaat, geen bepaalde evolutie, geen genezing, geen gedragsverandering en geen concreet effect op werk, gezin, relatie of welzijn.
Afbakening per vorm van Dienst
Wanneer de Diensten bestaan uit individuele Sessies, gezins of relatietherapie, loopbaanbegeleiding, online trajecten of time out trajecten, aanvaardt de Cliënt dat de inhoud en het tempo mee afhangen van de hulpvraag, de medewerking van de Cliënt en de context. Bij online Diensten kan een technische storing aan de zijde van de Cliënt of een externe dienst de uitvoering verstoren. In dat geval blijft de Dienstverlener gehouden tot redelijke inspanningen binnen wat praktisch haalbaar is, zonder dat dit een resultaatsgarantie inhoudt.
Wanneer de Dienstverlener samenwerkt met derden, zoals een co therapeut, een externe locatie of een organisator, geldt de regeling over externe samenwerking zoals bepaald in de clausule over externe samenwerking en inschakeling van derden. De Dienstverlener blijft verantwoordelijk voor de eigen professionele uitvoering, maar kan niet instaan voor organisatorische of technische tekortkomingen bij derden buiten de feitelijke controle van de Dienstverlener.
Medewerking en informatie door de Cliënt
De Cliënt bezorgt tijdig correcte en relevante informatie die redelijkerwijze nodig is om de Diensten goed te organiseren en uit te voeren, zoals bepaald in de clausule over precontractuele informatie. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onvolledige, onjuiste of laattijdige informatie van de Cliënt, of door het niet naleven van praktische afspraken door de Cliënt, waaronder begrepen laattijdige aanvang, no show of laattijdige annulering zoals geregeld in de clausule over annulering en afwezigheid.
Beperking van aansprakelijkheid
De Dienstverlener is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aantoonbare fout van de Dienstverlener bij de uitvoering van de Diensten. Voor zover wettelijk toegestaan is de aansprakelijkheid van de Dienstverlener in totaal beperkt tot het bedrag dat overeenstemt met het honorarium voor de betrokken Sessie, of, wanneer het gaat om een traject of time out traject, tot het deel van het honorarium dat betrekking heeft op het onderdeel waarop de fout betrekking heeft. De Dienstverlener is, voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade of gevolgschade, zoals gemiste kansen, reputatieschade, bijkomende kosten, verlies van inkomsten, of gevolgen die voortvloeien uit beslissingen die de Cliënt neemt naar aanleiding van de begeleiding.
Grenzen van exoneratie
Een beperking of uitsluiting van aansprakelijkheid geldt niet wanneer en in de mate dat zij door dwingend recht niet is toegelaten. In toepassing van de regels die in de kennisbank worden toegelicht, kan een bevrijdings of exoneratiebeding de Dienstverlener niet bevrijden van aansprakelijkheid voor opzettelijke fout, en evenmin voor fout die het leven of de fysieke integriteit van een persoon aantast. Voor Cliënten die als consument handelen kan de Dienstverlener bovendien niet afwijken van de beperkingen die voortvloeien uit de consumentenbescherming, waaronder de regel dat een uitsluiting voor zware fout niet geldt. Deze clausule wordt bovendien zo geïnterpreteerd dat zij de overeenkomst niet uitholt.
Klachtenregeling voor de Cliënt-Consument
De Cliënt die als Consument handelt kan klachten over de uitvoering van de Diensten schriftelijk of per e mail indienen via de contactgegevens die op de factuur of op de website van de Dienstverlener staan. De klacht bevat minstens een duidelijke omschrijving van het bezwaar en, waar mogelijk, de relevante datum of het betrokken trajectonderdeel. De Dienstverlener bevestigt de ontvangst van de klacht en geeft zo snel als redelijkerwijze mogelijk een inhoudelijke reactie met het oog op een oplossing, conform artikel XVI.3 WER.
Klachtenregeling voor de Cliënt-Ondernemer
De Cliënt die als Ondernemer handelt meldt klachten over de uitvoering van de Diensten of over het geleverde werk binnen een redelijke termijn, bij voorkeur onmiddellijk na vaststelling, schriftelijk of per e mail aan de Dienstverlener. De klacht bevat een duidelijke omschrijving van de aangevoerde gebreken of bezwaren en de elementen die de Cliënt-Ondernemer daarvoor relevant acht. Wanneer de Cliënt-Ondernemer nalaat tijdig te protesteren, kan dit worden meegenomen in de beoordeling van de klacht, rekening houdend met de concrete omstandigheden en de aard van de Diensten.
Schuldinvordering en betaling
Betaling en facturatie
De Cliënt betaalt de prijs van de Diensten, tenzij anders blijkt uit de concrete afspraak, hetzij bij het definitief maken van de boeking via het online boekingssysteem of via een betaalverzoek, hetzij ter plaatse op het moment van de Sessie, hetzij via factuur. Wanneer de Dienstverlener factureert, gebeurt dit na de Sessie of volgens een afgesproken periodiciteit, bijvoorbeeld per maand of per vooraf afgesproken urenpakket. Wanneer voor bepaalde Diensten een voorschot of volledige voorafbetaling wordt gevraagd, geldt de reservatie pas als definitief na effectieve ontvangst van het voorschot of de volledige betaling. Voor time-out trajecten betaalt de Cliënt een voorschot van vijftig procent binnen zeven kalenderdagen na bevestiging door de Dienstverlener en betaalt de Cliënt het saldo uiterlijk één maand vóór de aanvang van het time-out traject.
Cliënt-Consument, betaling en invordering
Facturen aan de Cliënt die als Consument handelt zijn betaalbaar binnen dertig kalenderdagen na factuurdatum, tenzij op de factuur uitdrukkelijk een andere termijn staat. Bij niet tijdige betaling verzendt de Dienstverlener eerst een kosteloze herinnering conform artikel XIX.2 WER. Indien betaling vervolgens uitblijft na het verstrijken van veertien kalenderdagen, te rekenen vanaf de derde werkdag na verzending per post of vanaf de verzenddatum bij elektronische verzending, is de Cliënt-Consument een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd volgens de wettelijk vastgelegde schalen. Deze schadevergoeding bedraagt twintig euro wanneer het openstaande bedrag lager dan of gelijk aan honderdvijftig euro is. Zij bedraagt dertig euro vermeerderd met tien procent op het deel boven honderdvijftig euro wanneer het openstaande bedrag hoger is dan honderdvijftig euro en lager dan of gelijk aan vijfhonderd euro is. Zij bedraagt vijfenzestig euro vermeerderd met vijf procent op het deel boven vijfhonderd euro wanneer het openstaande bedrag hoger is dan vijfhonderd euro, met een maximum van tweeduizend euro. Voor bijkomende herinneringen kan de Dienstverlener een administratieve kost aanrekenen van maximaal zeven euro vijftig exclusief portkosten, voor zover dit vooraf aan de Cliënt-Consument is meegedeeld.
Cliënt-Ondernemer, betaling en invordering
Voor de Cliënt die als Ondernemer handelt geldt een betalingstermijn van vijftien kalenderdagen na factuurdatum, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een moratoire interest verschuldigd overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, aan de rentevoet die geldt voor het semester waarin de factuur wordt uitgeschreven. Daarnaast is de Cliënt-Ondernemer een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van tien procent van het factuurbedrag, met een minimum van tweehonderdvijftig euro. Alle kosten die voortvloeien uit minnelijke of gerechtelijke invordering, met inbegrip van advocatenkosten en gerechtskosten, zijn ten laste van de Cliënt-Ondernemer.
Verwerking van persoonsgegevens
Toepassing en doeleinden
De Dienstverlener verwerkt persoonsgegevens van de Cliënt in het kader van de organisatie, planning, uitvoering, opvolging en facturatie van de Diensten. De Dienstverlener verwerkt deze gegevens in overeenstemming met de AVG GDPR Verordening (EU) 2016/679 en de Belgische uitvoeringswetgeving, en verwerkt niet meer gegevens dan nodig voor deze doeleinden, voor wettelijke verplichtingen en voor normaal administratie en cliëntenbeheer.
Beveiliging en toegang
De Dienstverlener bewaart persoonsgegevens digitaal op een beveiligd platform en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen. Alleen personen die deze gegevens nodig hebben voor hun opdracht krijgen toegang.
Delen met derden
De Dienstverlener deelt persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, voor wettelijke verplichtingen, of wanneer de Cliënt hiervoor vooraf en uitdrukkelijk toestemming geeft. Wanneer de Dienstverlener samenwerkt met derden voor de uitvoering van een onderdeel van de Diensten, geldt dit binnen de grenzen van de clausule over externe samenwerking en inschakeling van derden.
Minderjarigen
Wanneer de Cliënt minderjarig is, gebeurt de verwerking van noodzakelijke persoonsgegevens in overleg met en met toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. De Dienstverlener verwerkt geen beeldmateriaal of bijzondere categorieën van persoonsgegevens zonder voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming.
Bewaartermijn, rechten en klachten
De Dienstverlener bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven vermelde doeleinden, met een maximale bewaartermijn van vijf jaar na het einde van de laatste Sessie of het laatste trajectonderdeel, behoudens wanneer een langere bewaring wettelijk verplicht is. De Cliënt kan de rechten uitoefenen voorzien in de GDPR, waaronder inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, via de contactgegevens van de Dienstverlener. Klachten over de verwerking kan de Cliënt richten aan de Dienstverlener en, indien nodig, aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Bevoegdheid
Cliënt-Consument
De Cliënt die als Consument handelt kan geschillen voorleggen aan de territoriaal bevoegde rechtbank overeenkomstig artikel 624, 1°, 2° en 4° van het Gerechtelijk Wetboek.
Cliënt-Ondernemer
Geschillen met een Cliënt die als Ondernemer handelt vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de Dienstverlener is gevestigd, tenzij dwingende wetgeving anders voorschrijft.
